Служебная записка на бензин для личного авто

Служебная записка на компенсацию ГСМ

Командировки на личном автомобиле

По поручению работодателя работник может быть направлен в служебную поездку (командировку) в местность, удаленную от его обычного места работы. При этом закон (ст.ст. 166-168 ТК РФ, Постановление правительства №749 от 13 октября 2008 года) не обязывает работодателя обеспечивать проезд работника до пункта назначения, но обязывает его возместить:

• расходы по проезду (покупка билета, оформление визы, если командировка осуществляется заграницу, стоимость заправки транспортного средства и т.п.);
• расходы по найму жилого помещения (проживание в гостинице);
• «суточные», то есть расходы на проживание;
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Никто не запрещает работнику отправиться в командировку на собственном автомобиле. Как мы уже сказали выше, работодатель будет обязан компенсировать ему приобретение ГСМ. Порядок оформления командировочных расходов и, в частности, расходов по проезду, мы подробно разъяснили в статье по ссылке.

Выполнение служебных поручений

Помимо поездок в командировку на личном автомобиле работник по согласованию с работодателем может использовать машину и для «текущих» поездок, например, для развоза документов или получение почтовой корреспонденции или транспортировки сотрудников.

В этом случае мы рекомендуем работодателю и работнику заключить договор аренды автомобиля, согласно которому и будет определяться порядок компенсации расходов работника на заправку автомобиля.

Как оформить служебную записку

Унифицированной формы служебной записки на компенсацию ГСМ не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец записки, с которыми можно ознакомиться и использовать в работе. В тексте записки потребуется указать:

1. должность, ФИО руководителя, которому она направляется, и название организации;
2. должность, ФИО сотрудника — автора записки;
3. заголовок, например, «О компенсации ГСМ» или «О компенсации расходов на заправку автомобиля»;
4. основание (ссылка на положение о командировках или на договор аренды, согласно которым работник осуществлял использование личного автомобиля в служебных целях);
5. сумму расходов;
6. список приложений (чеки заправочных станций), которыми обосновывается указанная сумма расходов;
7. дату составления записки.

После подписания записка передается руководителю, который ставит на ней резолюцию и передает в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет компенсацию произведенных работником расходов.

Источник

Как составить служебную записку о компенсации расходов на бензин

Служебка на компенсацию топлива оформляется работником предприятия. В налоговом учете фирмы смогут учесть только часть затрат даже при наличии всех сопроводительных документов.

Что такое служебная записка на возмещение ГСМ

Если работник предприятия в служебных целях использует личный транспорт, то составляется служебная записка о компенсации расходов на бензин в свободной или утвержденной организацией форме. Это документ, на основании которого предприятие компенсирует сотруднику денежные средства, затраченные на горюче-смазочные материалы в интересах фирмы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить использование личного авто сотрудника в служебных целях. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто и когда ее пишет

Служебку пишет сотрудник, который с согласия работодателя и в его интересах использует личное имущество (например, автомобиль). Обязанность работодателя компенсировать расходы прописана в статье 188 ТК РФ .

Какие виды расходов возмещают:

• факт использования личного имущества сотрудника (например, машины, инструмента и т.д.);
• расходы ГСМ;
• амортизацию имущества (например, при поездках в командировку);
• затраты на ремонт, если поломка произошла в рабочей поездке;
• иные, связанные с использованием.

Закрепите размер возмещения в дополнительном соглашении трудового договора.

Как оформить служебную записку

• наименование компании, кому адресована и ФИО директора;
• должность и ФИО сотрудника, от кого пишется;
• основную часть, которая содержит просьбу о компенсации затрат на ГСМ, расшифровку сумм, потраченных за время исполнения служебных обязанностей с использованием личного имущества;
• данные о транспортном средстве: марка, регистрационный номер, приложите копию свидетельства о регистрации, фотографии пробега авто до отправки и после возвращения и т.д.;
• маршрут и цели поездки;
• блок с подтверждающими документами (например, чек № 1 от 10.05.2022 на приобретение бензина АИ-95);
• дату составления и подпись работника.

Например, сотрудник уехал в командировку на своем личном транспорте в г. Москву. На основании положения о командировках ООО «PPT.ru» и заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору ему положено возмещение бензина, амортизации автомобиля в фиксированном размере 2000 рублей за одну поездку.

Вот образец служебной записки на компенсацию бензина сотрудника.

от регионального менеджера

В период с 5 по 8 мая 2022 года на основании приказа генерального директора №1 от 04.05.2022 с целью привлечения новых клиентов находился в командировке в г. Москве. В командировку ездил на собственном автомобиле:

• марка, модель Opel P-J Astra;
• год выпуска 2014;
• регистрационный знак C111CC 77.

Маршрут в командировке:

1. Г. Санкт-Петербург — г. Москва (703 км).
2. Г. Москва — г. Москва (200 км).
3. Г. Москва — г. Санкт-Петербург (710 км).

На основании положения о командировках, дополнительного соглашения № 1 от 01.04.2022 к трудовому договору прошу:

1. Компенсировать затраты на автомобильный бензин в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей.
2. Компенсировать амортизацию автомобиля в размере 2000 (две тысячи) рублей.

1. Чеки, квитанции с автозаправочных станций.
2. Путевой лист.
3. Фотографии пробега автомобиля до и после командировки.

Региональный менеджер Пэпэтэшин П.П. _____________

За использование личного транспорта в рабочих целях предприятия составьте документ по этому образцу служебки на компенсацию ГСМ:

В налоговом учете установлены предельные размеры возмещения расходов в зависимости от объема двигателя машины ( пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ , постановление Правительства РФ № 92 от 08.02.2002 ):

• 1200 руб. в месяц (объем двигателя до 2000 куб. метров);
• 1500 руб. (объем двигателя свыше 2000 куб. метров).

Источник

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях

Автор: Гришакова О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В каких случаях учреждение спорта может возмещать работнику расходы при использовании им личного транспорта в служебных целях? Как определить размер данной компенсации? Какие документы необходимо оформить? Как отразить выплату компенсации за использование личного транспорта в бухгалтерском и налоговом учете?

Основания для выплаты компенсации и ее размер

Как правило, компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться в случаях, когда его работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и только с согласия работодателя.

Основанием для выплаты такой компенсации является ст. 188 ТК РФ: при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Из буквального толкования данной нормы следует, что с согласия работодателя работнику могут выплачиваться компенсация за использование личного транспорта (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства (например, ГСМ, ремонт). Работодатель вправе самостоятельно определить размеры таких выплат и закрепить их соответствующим актом (в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему).

Однако многие бюджетные и автономные учреждения, осуществляющие приносящую доход деятельность, при определении размера компенсации за использование личного транспорта в служебных целях придерживаются норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее – Постановление № 92) в целях налогообложения прибыли:

для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб. в месяц;

для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц.

Согласно разъяснениям Минфина, приведенным в Письме от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885, в целях налогового учета в размере компенсации за использование личного транспорта для служебных нужд учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Обратите внимание: при установлении размера компенсации за использование личного транспорта федеральным государственным служащим работодателям следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563. Согласно этому документу размеры компенсации для госслужащих составляют 2 400 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см и 3 000 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см. Кроме того, предусмотрены две выплаты: компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Порядок назначения и выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в служебных целях), в том числе документальное оформление, может быть определен в отдельном локальном акте учреждения (например, положении об использовании личного автотранспорта в служебных целях). Приведем пример такого положения.

Положение об использовании личного транспорта работников в служебных целях

1. Данное положение разработано в соответствии со ст. 188 ТК РФ и устанавливает порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно – компенсация, возмещение расходов) работникам учреждения, деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.

2. Размеры компенсации и возмещения расходов работнику определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

3. Дополнительное соглашение с работником заключается с согласия руководителя учреждения на основании заявления работника о необходимости использовать личный транспорт в служебных целях (в нем указывается, для исполнения каких должностных обязанностей и с какой периодичностью требуется использование личного транспорта). К заявлению прилагаются копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с последующим предъявлением оригинала по требованию руководителя учреждения либо бухгалтерии).

4. Для получения компенсации и возмещения расходов работник по окончании месяца представляет руководителю учреждения заявку (отчет) по установленной форме (приложение 1) и документы, подтверждающие использование личного транспорта и понесенные расходы (маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования личного транспорта, а также кассовые чеки, квитанции, другие документы).

5. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается руководителем в 3-дневный срок со дня получения заявки (отчета) работника с учетом:

– необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
– времени использования личного транспорта в служебных целях.

6. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

7. Максимальный размер компенсации и возмещения расходов работнику в месяц не должен превышать предельные размеры, предусмотренные дополнительным соглашением к трудовому договору.

8. Выплата компенсации и возмещение расходов работнику производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании заявки (отчета), представленной работником, и дополнительного соглашения к трудовому договору. Данные выплаты перечисляются на банковскую карту работнику по реквизитам, указанным в заявке (отчете).

Руководителю ____________________________
(наименование работодателя)
__________________________________________
(Ф. И. О. руководителя)
от ________________________________________
(должность, Ф. И. О. работника)

Заявка (отчет)
об использовании личного транспорта в служебных целях работника и выплате компенсации и возмещении работодателем расходов, понесенных при его эксплуатации в служебных целях

Руководствуясь ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, Положением об использовании личного транспорта работников в служебных целях, утвержденным «___»__________ ____г. руководителем (наименование учреждения) , Дополнительным соглашением от «___»___________ ____ г. № ____ к Трудовому договору от «___»___________ ____ г. № ____

выплатить компенсацию за использование личного автомобиля ( марка, модель, госномер ) в служебных целях в размере ________ (_____________________________) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде _________________________________ в размере _____________ (_____________________) рублей за период с «___»___________ _____ г. по «___»___________ _____ г. путем перечисления денежных средств на мою банковскую карту.

К заявке прилагаются:

1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.

2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе маршрутные листы.

3. Копия документа на автомобиль (СТС или ПТС).

4. Реквизиты банковской карты.

«___»__________ ____ г.

____________/_____________ (подпись/Ф. И. О.)

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 7 Порядка № 209н возмещение персоналу расходов, связанных с осуществлением служебных, трудовых обязанностей, таких как расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей, иные аналогичные расходы, подлежат отражению по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ.

Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 01.09.2020 № 02-05-10/77002, при наличии локального акта, устанавливающего обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника, связанных с использованием личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, в том числе по возмещению расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, такие расходы подлежат отражению по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ и виду расходов:

112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в казенных, бюджетных и автономных учреждениях (п. 48.1.1.2 Порядка № 85н);

122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда» – в государственных и муниципальных органах (п. 48.1.2.2 Порядка № 85н).

В бухгалтерском (бюджетном) учете начисление и выплата компенсации за использование личного транспорта (в том числе возмещения расходов по приобретению ГСМ) отражаются следующими корреспонденциями счетов:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Обоснование

Начислена компенсация (возмещение расходов) за использование личного транспорта

0 109 60 222
0 401 20 222

п. 128 Инструкции № 174н*
п. 134 Инструкции № 183н**
п. 102 Инструкции № 162н***

Перечислена компенсация (возмещение расходов) за использование личного транспорта на банковскую карту:

– работнику бюджетного (автономного) учреждения

0 201 11 610
0 201 21 610
Забалансовый счет 18

п. 73 Инструкции № 174н
п. 73, 78 Инструкции № 183н

– работнику (служащему) казенного учреждения

п. 111 Инструкции № 162н

Выдана компенсация (возмещены расходы) за использование личного транспорта работнику наличными из кассы

0 201 34 610
Забалансовый счет 18

п. 85 Инструкции № 174н
п. 88 Инструкции № 183н Инструкция № 162н не содержит данной корреспонденции счетов, ее необходимо согласовать с финансовым органом или ГРБС (п. 2 Инструкции № 162н)

* Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

*** Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Налоговый учет

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных поездок учитываются в пределах норм, установленных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на осуществление деятельности, приносящей доход). При этом, как уже отмечалось выше, в размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт).

Данные выплаты учитываются в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, если в бюджетном (автономном) учреждении предусмотрены компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на его эксплуатацию и при этом общий размер этих выплат превышает нормы, установленные Постановлением № 92, то в целях налогового учета (если указанные расходы произведены учреждением за счет приносящей доход деятельности) суммы превышения не учитываются при налогообложении

Автономные учреждения, применяющие упрощенную систему налогообложения, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы вправе уменьшить полученные доходы на расходы по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 02.08.2019 № 03-11-11/58296). Суммы компенсации (возмещения расходов), превышающие нормы Постановления № 92, в налоговую базу не включаются.

Страховые взносы

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, с учетом положений ст. 188 ТК РФ выплаты компенсации и возмещения расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежат обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между учреждением и сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Компенсационные выплаты, производимые учреждением в соответствии со ст. 188 ТК РФ за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (Письмо Минфина РФ № 03-04-06/94977).

Источник