Как списывают бензин по каким нормам

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
  2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

  • 25 * 41 = 1025,00 руб.
  • 120 * 39 = 4680,00 руб.
  • 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
  • 25 + 120 = 145 л.
  • 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Источник

Можно ли списывать затраты на ГСМ не по фактическим показаниям, а по нормативу

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

С учетом сложившейся практики, в настоящее время организация может как руководствоваться нормами, определенные Минтрансом России, так и разработать свои или учитывать расходы на ГСМ в размере фактических затрат.

Решение о том, будет ли нормироваться стоимость ГСМ в налоговом учете или нет, и если да, то каким способом, целесообразно зафиксировать в учетной политике для целей налогового учета, придерживаясь принципа последовательности применения норм и правил налогового учета.

Обоснование позиции:

Для целей налогообложения прибыли в соответствии с главой 25 НК РФ в расходы на приобретение ГСМ (любые виды топлива, а также масла и смазки) могут учитываться одним из способов:

в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);

в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Также данным подпунктом установлено, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Таким образом, НК РФ не предусмотрены нормы для расходов на ГСМ, нормируются только расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Для указанных расходов также не установлены особенные правила определения их обоснованности, действуют общие правила ст. 252 НК РФ, т.е. расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными затратами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Несмотря на вышеуказанные положения, ранее Минфин России придерживался такой позиции, что налогоплательщик обязан учитывать расходы на приобретение ГСМ в пределах установленных норм (письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57), а в отношении автомобилей, для которых нормы не утверждены, налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15).

При этом ведомство ссылалось на базовые нормы расхода ГСМ, установленные Методическими рекомендациями (далее — Рекомендации), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Такая ситуация сложилась в связи с тем, что в Рекомендациях указано, что они предназначены, кроме прочего, «для расчетов по налогообложению предприятий». Рекомендации были разосланы ФНС России письмом от 15.04.2008 N СК-6-5/281 нижестоящим налоговым органам для руководства в работе.

Уже с 2013 года ведомство стало изменять позицию и говорить о том, что учет норм это право, а не обязанность налогоплательщика (письма Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875).

В более поздних письмах Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-07/74189, от 27.11.2019 N 03-03-07/92049, от 22.03.2019 N 03-03-07/19283 также разъясняется, что налогоплательщики вправе, но не обязаны использовать указанные нормы, а также что НК РФ не предусмотрено нормирование указанных расходов (письмо Минфина России от 27.11.2019 N 03-03-07/92049).

В определении ВАС РФ от 14.08.2008 N 9586/08 и ряде постановлений ФАС различных округов судьи также указывали, что рассматриваемые рекомендации не носят обязательного характера, и при исчислении налогооблагаемой прибыли налогоплательщики вправе учитывать расходы на приобретение ГСМ в полном объеме.

Таким образом организация может руководствоваться нормами, определенными Минтрансом России, а для транспортных средств, которых нет в указанном акте, разработать и утвердить свои, исходя из технической документации или исходя из ответа на запрос в адрес завода-изготовителя или специализированного учреждения (первый вариант).

Если организация превышает данные нормы (например, автотранспорт серьезно изношен), то возможно разработать и утвердить свои повышенные нормы расхода, обосновав их, например, заключением станции технического обслуживания, актом контрольного замера расхода ГСМ, на предприятии может быть создана комиссия, которая опытным путем установит расход топлива для каждой единицы автотранспорта и зафиксирует его в соответствующем акте (второй вариант).

По мнению Минфина России, нормирование подтверждает экономическую обоснованность расходов (письма Минфина России от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12 может подтверждать и от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57 подтверждает).

Либо организация может учесть расходы на ГСМ в размере фактических затрат (третий вариант), при этом необходимо регулярно отслеживать мнение контролирующих органов.

Решение о том, будет ли нормироваться стоимость ГСМ в налоговом учете или нет, и если да, то каким способом, целесообразно зафиксировать в учетной политике для целей налогового учета, учитывая положения ст. 313 НК РФ о том, что система налогового учета организуется налогоплательщиком исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому, и порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

— Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов;

— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);

— Вопрос: Организация приобрела новый автомобиль Audi A6 C7 S tronic quattro 2.0. Модель двигателя — CYP 006065. Число и расположение цилиндров в соответствии с техническими характеристиками автомобиля — 4L, мощность двигателя — 249 л.с. Какова норма расхода топлива у этого автомобиля (для целей налогообложения)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2015 г.)

— Автотранспорт на предприятии: учет и налоги (А.В. Анищенко, журнал «Библиотечка «Российской газеты», выпуск 6, март 2019 г.);

— Крутякова Т.Л. Расходы в бухгалтерском и налоговом учёте (издание третье, перераб. и доп.). — «Издательство АйСи», 2019 г.;

Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ (Г. Сазонова, «Упрощенка», N 6, июнь 2013 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Артюхина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

7 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник

О масле
Adblock
detector